プライバシーマーク取得ガイド

マンガでわかる日本一やさしいＰマークの本

2009-07-22T06:43:30Z

プライバシーマークの規格である、 JISQ15001：2006の内容をマンガでわかりやすく解説してあります。
マンガだから、つい読んでしまう楽しくわかりやすい内容です。
初めてプライバシーマークを学ぶ方、文章を読むことが苦手な方も読み終わるとプライバシーマークの概要が分かるようになります。
プライバシーマーク取得の予習用として、取得後の復習や社員教育用として最適な入門書です。

なお、購入者はeラーニングが無料で利用できる特典もございます。

■プレゼントキャンペーン概要

応募締切	プレゼント数無くなり次第、受付終了します。
発送	1週間に1回程度メール便で発送しております。（祝日、夏季、年末年始は除く）
費用	送料含め、一切を当社が負担します。
その他	・おひとり（１社）１冊に限ります。・法人のみ、個人にはご提供いたしません。

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プライバシーマーク（Ｐマーク）が取れない場合はありますか？

2007-11-07T01:50:21Z

理論上はあります。

ただし、現地審査後の改善報告をきちんと行えば特に問題はありません。
たまに聞く話ですが、現地審査で沢山の指摘をもらいすぎて、改善報告が出来ないという場合があります。

沢山の指摘というのは、そもそも申請した書類の内容と、実際の状況に差異が多くあったということです。
このケースになるのは「自社のみで取得」した場合が多いと思います。
正確に助言する人がいないので、どうしたらよいのかが分からないまま、そのまま審査を迎えてしまったということです。

一般的にはコンサルティング会社に支援してもらえれば、このような状況になることは、まずないと思います。

当社のコンサルティングサービスでは、取得が出来なかった場合は全額返金させていただいております。
詳しくはコチラから

プライバシーマーク（Ｐマーク）取得後の維持・運用を楽にするために

2007-11-04T03:58:16Z

プライバシーマークは２年更新です。
この２年間の中で、維持・運用をしなければならないのですが、「維持・運用が出来ていない！」という声をよく聞きます。

何が理由で維持・運用が出来ていないかというと、一番の理由は規程（マニュアル）がネックとなっている場合が多いようです。

１．規程の量が多すぎて見る気にもならない。
２．規程と実情が合っていない。
３．規程の修正に負担が重過ぎる。

きっと、１の「規程の量が多すぎる」ということから２や３が起こっているのだと思います。

当社の規程は合計４０ページにも満たないですが、一般的には１００ページを超えるのが普通ですので、取得までは頑張って見たとしても、取得後は見る気が起こらないのですね。
小規模の会社様であれば、規程を少量で仕上げるようにした方が良いと思います。

当社のシンプルなマニュアルについてはコチラから

零細企業ですが申請は受け付けてくれるのでしょうか？

2007-11-04T03:37:03Z

まず、プライバシーマーク（Ｐマーク）の申請条件である社員数２名以上はクリアする必要があります。
体制上、代表者、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者という３つの役割を設置しなければなりませんが、兼務することは問題はありません。

ただし、個人情報保護管理者と個人情報保護監査責任者は必ず別人でなければなければなりません。
この条件を満たせば、社員２名の小規模事業者からの申請を受付けてくれます。

キックオフで社内の協力態勢を得る

2007-11-04T02:59:59Z

プライバシーマーク取得活動は担当者がいても、その方だけでは全ての作業や判断をすることは難しいと思います。
そんな時は担当者の方が他の人に相談や判断をしてもらったりするわけですが、ここでは社内協力体勢がキモとなります。

それには活動初期段階で社内でキックオフを開くのがよいでしょう。
できれば全社員一同を集めたうえで、社長から宣言を行なっていただきたいものです。
プライバシーマーク取得理由とともに「担当者に協力するように」と宣言してもらう訳です。

キックオフを行なうかどうかで今後のプライバシーマーク取得への進捗が変わる可能性が大きいので非常に大切なプロセスとも言えます。
また担当者だけでなく、会社の目標が出来るので、他の社員の意識も向上するはずです。

当社では無料で自覚教育を実施しております。
キックオフと同時の自覚教育は非常に有効です。

自覚教育の詳細はコチラから

コンサルタントは何をしてくれるの？

2007-11-04T02:30:10Z

プライバシーマーク（Ｐマーク）のコンサルタントは何をしてもらえるのか？
日頃の仕事で、コンサルティングを経験されたことがない方には、分かりにくいですね。

このようなご質問に対して当社は下記のたとえ話をしております。
コンサルタントは「受験生をサポートする家庭教師のようなものです！」

受験は独力でもできますね。
ただ、目的の学校に合格するためには、効率的に勉強したいものです。
過去問題や傾向等をふまえたテキストがあって、受験生の得意な教科を伸ばしつつ、不得意な教科を集中的にサポートする。
独力で勉強するよりは合格率はかなり上がるのではないでしょうか？

プライバシーマーク（Ｐマーク）のコンサルタントも同様です。
経験豊富なコンサルタントが、完成度の高い雛形をご説明しながら、お客様に宿題（作業）をしてもらいます。
それらを着実に一つずつこなしていくことで、プライバシーマーク（Ｐマーク）の申請に必要な資料が完成できます。

あとは現地審査という、受験で言うと二次試験（面接）を受けるわけですが、今まで勉強してきたことを、面接官（審査員）に説明できれば100点満点ではないかもしれませんが合格できるのです。

受験と違うところは、受験はチャンスは１回だけですが、プライバシーマーク（Ｐマーク）は１回の審査で合格できないと取得できないというわけではありません。
何回も改善報告書を出すチャンスがあるので、コンサルタントがサポートしていれば確実に合格することができます。

自社だけで取るべきかコンサル会社に依頼するか

2007-11-04T02:09:20Z

自社のみで頑張って取得をするかコンサルタントに依頼するかは悩むところです。
下記をご参考ください。

☆自社だけで取得を目指す場合
メリット
・コンサルタント費用がかからない。
・自分たちのペース取り組むことができる。
デメリット
・取得まで長期間かかる。
・疑問を抱えたまま、審査を受けることになる。
・指摘事項が沢山でる可能性がある。

☆コンサルタントに依頼する場合
メリット
・取得が確実に出来る。
・効率的に進めることができる。
・疑問や質問に対応をしてもらえる。
・専門家がアドバイスするので社内への説得力が。
デメリット
・コンサルタント費用がかかる。

ただ、確かにコンサルタント費用はかかったとしても、結果、短期間でプライバシーマーク（Ｐマーク）の取得をすることができるので、自社の人件費（残業代）等を考慮に入れると、コンサルタントに依頼した方がコストパフォーマンスは高いと思います。

どうしても資金的に余裕が無いのであれば、自社取得でもプライバシーマーク（Ｐマーク）認証取得はできますので、ご安心ください。
当社では自社取得を目指すお客様に「自社取得コース」をご用意しております。

「自社取得コース」の詳細はコチラから

プライバシーマーク（Ｐマーク）認定

2007-11-03T13:39:00Z

審査機関からプライバシーマーク（Ｐマーク）の付与が認められた時は、付与機関である財団法人日本情報処理開発協会からプライバシーマーク（Ｐマーク）使用許諾契約書と使用許諾料の請求書が届きます。

財団法人日本情報処理開発協会へ使用許諾料の振込みを行い、使用許諾契約書へ押印して書類を発送します。

財団法人日本情報処理開発協会が使用許諾料の振込を確認した後、申請事業者に対してプライバシーマーク（Ｐマーク）使用許諾契約書と使用許諾証を交付します。

【ココでのポイント】
事業者によって使用許諾料は異なります。
詳細な費用はコチラをご確認下さい。

プライバシーマーク付与判定会議

2007-11-03T13:31:23Z

担当審査員から「プライバシーマーク付与の推薦」後、審査機関内で判定会議が行われます。
これは担当審査員の判断だけでなく客観的に判断するための手続きです。
審査機関によって判定会議の実施時期は異なります。月に数回行われる場合や１回行われる場合があります。
なお、この時期は公開はされておりません。

ココがポイント！
基本的に担当審査員の推薦があった場合には、判定会議で覆ることはないと思います。
ある程度事務的な手続きという認識でかまわないと思います。

プライバシーマーク改善報告

2007-11-03T12:30:27Z

現地調査の結果に基づき、改善の必要があると審査員が判断した場合、「プライバシーマーク付与申請審査の指摘事項について」という書類が届きます。

この書類には、どのような点が不備だったのか等が記載しております。
これを一般的に「指摘事項」と言います。

申請事業者は３ヶ月以内に指摘事項に対しての改善報告書を提出しなければなりません。
なお、提出された改善報告書が適切だと認められれば、審査員から「プライバシーマーク付与の推薦」の連絡が入ります。

ココがポイント！
指摘事項は事業者によって異なりますが少ないところでも１０箇所弱、多いところでは２０～３０箇所の指摘をもらう場合があります。
よって改善報告をしても全ての指摘事項をクリアできていないことがあります。
その場合は再度指摘事項が発行され、それを再度改善報告書の提出を行います。

下記のようなイメージです。

指摘事項　３０箇所（審査機関）
↓
改善報告書提出（申請事業者）
↓
再指摘　５箇所（審査機関）
↓
改善報告書提出（申請事業者）

プライバシーマーク現地審査

2007-11-03T11:57:43Z

書類審査の次には、申請事業者に対して現地審査が実施されます。
現地審査の日程は、担当する審査員から事前に連絡が入り、互いの空いている日程で調整しますが、大体、申請受理から２ヵ月後ぐらいの日程となります。

現地審査は、規定の通りに体制が整備され、運用しているか等について、資料や記録などを確認します。

新規取得の場合、現地審査は概ね以下の流れで行います。調査時間は申請者の規模に応じて異なりますが概ね１日です。

１．代表者へのインタビュー
２．個人情報保護管理者、監査責任者等へのヒアリング
３．現場確認（個人情報を取り扱っている部署の実施状況を確認）
４．総評と指摘事項の確認

ココがポイント！
外部の審査というと、税務署の税務調査のようにイメージがあり、緊張してしまうようです。
しかし緊張する必要はありません。
審査員も立場は違うにしろ、プライバシーマーク普及のために働いています。
出来ていない部分は指摘されますが、その点を改善すればよいのです。

当社のコンサルティングサービスでは審査直前リハーサルを無料で実施します。
詳細はコチラから

プライバシーマーク書類審査

2007-11-03T11:38:05Z

受理された申請書類の記載内容等に関して、JISQ15001に準拠した規程が作成されているかの審査がされます。
書類審査結果は申請受理から約１ヵ月後、審査機関から書類で事業者の元へ発送されます。

書類審査は１００以上の項目について判定され、判定結果は○△×の３段階あります。
また、判定結果だけでなく判定した理由もコメントが書かれているので、何か理由で×だったのかが分かります。

ココがポイント！
判定した理由はコメントされていますが、どうしたらよいかはコメントされていません。
（審査機関はコンサルタントではないので方法論まで教えてくれません）
要は「こういう理由で×でした」ということは書かれていますが、「こうしなさい」とは書かれていないということです。
したがって×だった場合は、自社で考えて規程を修正しなければいけません。

プライバシーマーク申請受理

2007-11-03T11:27:03Z

受け取ったプライバシーマーク申請書類については、まず申請書類の不足及び記載漏れを確認します。
申請書類が全て揃っている場合は、申請料の請求書が発行されます。
申請書類の記載内容に不備がある等の場合、申請書類が返却となります。

審査機関で申請料の入金が確認されると「プライバシーマーク付与申請に係る申請書類受領証」が送付されてきます。

ココがポイント！
申請料は一律５万円（税込）となっているようです。

プライバシーマーク申請

2007-11-03T09:58:04Z

申請書類の書式は、申請先のホームページからダウンロードすることが出来ます。
財団法人日本情報処理開発協会の場合はコチラとなります。

申請は申請書類の他、文書化した規程、教育、監査、見直しの記録など、申請までに作成した資料一式を添付することとなります。（会社の登記簿謄本や約款等も必要です）

なお、申請は記録が残る宅配便などの手段で発送するか、申請先の窓口に直接提出をします。

ココがポイント！
申請は必要書類のチェックリストに沿って揃えれば特に問題はありません。
稀なケースですが、代表者印を押す箇所がありますが、そこに社長の個人印を押印して提出したところ返却されたことがありました。
申請を受理する側もきちんと確認しているということですね。
したがって、記入する内容には十分注意を払う必要があります。

プライバシーマーク（Ｐマーク）申請先

2007-11-03T09:38:20Z

規定の文書化がされ、教育、監査、見直しの記録がそろったならプライバシーマーク（Ｐマーク）の申請が可能となります。
申請先は事業者によって異なります。

以下に該当する事業者は、申請書類は各指定機関となります。
それ以外はプライバシーマーク（Ｐマーク）付与機関である財団法人日本情報処理開発協会となります。

１．下記の団体の会員
・社団法人　情報サービス産業協会
・社団法人　日本マーケティング・リサーチ協会
・社団法人　全国学習塾協会
・社団法人　全日本冠婚葬祭互助協会
・社団法人　日本グラフィックサービス工業会
・社団法人　日本情報システム・ユーザー協会
・財団法人　日本データ通信協会
・社団法人　コンピュータソフトウェア協会

２．保健・医療・福祉分野の事業者
・財団法人　医療情報システム開発センター

３．本社の登記上所在地が東北地区・中部地区・近畿地区・九州地区の事業者
青森県、秋田県、山形県、岩手県、宮城県、福島県
→特定非営利活動法人　みちのく情報セキュリティ推進機構
愛知県、岐阜県、三重県、富山県、石川県
→社団法人　中部産業連盟
大阪府、京都府、福井県、滋賀県、兵庫県、奈良県、和歌山県
→財団法人　関西情報・産業活性化センター
福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮崎県、鹿児島県
→財団法人　くまもとテクノ産業財団

ココがポイント！
自社がどこの機関へ申請をしたら良いのかが分からない場合はプライバシーマーク（Ｐマーク）付与機関である財団法人日本情報処理開発協会に相談してみたほうがよいでしょう。